Effektive virtuelle Meetings

Haben Sie jemals an einer Sitzung teilgenommen, die Ihrer Meinung nach zu lange dauerte? Oder gedacht, das Ziel hätte durch eine kurze E-Mail erreicht werden können? Oder hätten Sie sich einen geschickteren Moderator gewünscht, um das Gespräch auf Kurs zu halten, unnötige Abschweifungen zu vermeiden oder sicherzustellen, dass die Teilnehmer konzentriert bleiben?

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Laut The Doodle State of Meetings Report 2019 verbringen Fachleute zwei Stunden pro Woche in sinnlosen Sitzungen und sind der Meinung, dass zwei Drittel aller Sitzungen unnötig oder eine Zeitverschwendung sind. Und 76% von ihnen bevorzugen Meetings von Angesicht zu Angesicht gegenüber Konferenzschaltungen (7%) oder Videoanrufen (5%). 

Als sie gebeten wurden, ihre Antworten zu erläutern, gaben 95% der Befragten an, dass ein persönliches Treffen klare Vorteile habe:

Persönliche Treffen bieten die Chance, trotz der Fortschritte in der Technologie, Beziehungen am Arbeitsplatz aufzubauen. Teilnehmer, die sich von Angesicht zu Angesicht treffen, neigen dazu, mehr Verantwortlichkeit und Engagement zu zeigen. In virtuellen Besprechungen ist es einfacher, sich zu verstecken, auszuchecken oder Multi-Tasking zu betreiben.

So war die Situation im Jahr 2019, jetzt haben wir Reisebeschränkungen und Fernarbeitsregelungen, die diese persönlichen Treffen fast unmöglich machen.

Das virtuelle Arbeiten erfordert eine Menge kognitiver Ressourcen und kann zu einer psychischen Überlastung führen, d.h. es ist für alle Beteiligten anstrengend. Ein solches Treffen effektiv zu moderieren ist noch wichtiger als  ein persönliches Treffen. Wie können virtuelle Meetings effektiver durchgeführt werden? Was kann der Moderator tun, um das Engagement zu erhöhen und Ablenkungen zu reduzieren?

Fünf Tipps

1. Video verwenden

Effektive Kommunikation ist vielschichtig. Wir verlassen uns auf nonverbale Hinweise, um die Bedeutung dessen, was gesagt wird, zu verstehen und Beziehungen aufzubauen. Die Mimik der Teilnehmenden kann dazu beitragen, die Atmosphäre in einer persönlichen Begegnung nachzubilden.

2.  Testen Sie die Technologie vor dem Treffen

Dies gilt für den Moderator und die Teilnehmer. Verzögerungen sind garantiert, falls jemand in letzter Minute Software herunterladen muss.

3. Erinnern Sie sich an die Grundregeln der Sitzungsorganisation

Ein Treffen ohne ein klares Ziel oder eine klare Tagesordnung wird alle frustrieren und es ist der beste Weg, um Ressourcen zu verschwenden. Irrelevante Teilnehmer verkomplizieren die Sache ebenfalls, seien Sie wählerisch, wenn Sie Teilnehmer einladen.

4. Denken Sie daran, dass unsere kognitiven Ressourcen begrenzt sind

Wir können uns nur mit einer begrenzten Anzahl von Aufgaben gleichzeitig befassen. Wenn Sie diese Anzahl überschreiten, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, Fehler zu machen, und verringern Ihre Planungs- und Entscheidungsfähigkeit. Lassen Sie nicht wesentliche Aufgaben, Informationen und Unterbrechungen aus, legen Sie genügend Pausen ein, hinterfragen Sie die Anzahl der "Notfälle".

5. Verbessern Sie Ihre Moderationsfähigkeiten

Ein Gespräch konzentriert und auf Kurs zu halten, insbesondere wenn das Thema oder die Frage schwierig ist, ist kein angeborenes Talent, sondern eine Fähigkeit, die man lernen kann. Leider ist es schwer zu wissen, dass wir es nicht wissen... Im Zweifelsfall bitten Sie um (anonymes) Feedback zu Ihren Fähigkeiten. 

Vielen Dank, liebe Patricia!

 

 

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