Die digitale Personalakte erfolgreich einführen

Die digitale Personalakte ist weit mehr als nur ein papierloses Archiv – sie ist ein zentraler Baustein moderner und effizienter Personalarbeit.

Dieses Seminar vermittelt Ihnen einen fundierten und praxisnahen Überblick über die Grundlagen, technischen Anforderungen und rechtlichen Rahmenbedingungen, die bei der Einführung einer digitalen Personalakte zu beachten sind. Sie erfahren, worauf es wirklich ankommt: Von der Systemauswahl über Datenschutz und IT-Sicherheit bis hin zur praktischen Nutzung im Arbeitsalltag. Anhand von Best Practices und typischen Hürden gewinnen Sie wertvolle Impulse für Ihre eigene Umsetzung und können die Vor- und Nachteile ab- und einschätzen. Stellen Sie Ihre Personalverwaltung zukunftssicher auf.

Die Schwerpunkte Ihrer Weiterbildung

Was macht eine digitale Personalakte aus und welchen konkreten Nutzen bringt sie?

Gute Vorbereitung als A & O der erfolgreichen Einführung

Rechtssicherheit & technische Umsetzung meistern

Prozesse effizient gestalten

Erfolgreiche Umsetzung: Change-Management & Kommunikation

Typische Fallstricke

Details zu Ihrer Weiterbildung

Inhalte
Ihr Nutzen
Zielgruppe

Grundlagen der digitalen Personalakte

Was ist eine digitale Personalakte?
Vorteile & Herausforderungen

Rechtliche Grundlagen

DSGV und BDSG - was muss beachtet werden?
Aufbewahrungspflichten und Löschfristen
Zugriffskontrollen, Berechtigungskonzepte & Mitbestimmung
Rolle von Betriebsräten und Datenschutzbeauftragten

Technik & Lastenheft

On-Premise vs. Cloud: Was passt zum Unternehmen?
Datenmigration: Papier und Altbestände digitalisieren
Schnittstellen zu Payroll, Zeitwirtschaft, Recruiting usw.
IT-Sicherheit, Backup und Recovery
Auswahl Softwareanbieter
Häufige Stolperfallen und wie sie vermieden werden können

Implementierung: Nutzung im Alltag und Prozessoptimierung

Projektphasen & Projektbeteiligte
Automatisierung & Workflows
Kommunikation & Change-Management
Best Practice & Fallstricke

Sie erhalten einen fundierten Überblick über die Vor- und Nachteile der digitalen Personalakte
Sie sind auf dem aktuellen Stand für eine rechtssichere Einführung und Nutzung der digitalen Personalakte
Sie umgehen Fehlerquellen und vermeiden Bußgelder
Sie reflektieren Ihre bestehenden Personalverwaltungsprozesse und erhalten praxisnahe Impulse, um Ihre Personalverwaltung effizienter und zukunftsorientierter aufzustellen
Sie erhalten praxisnahe Hinweise zur internen Kommunikation und zum Change-Management – inklusive typischer Stolperfallen aus realen Einführungsprojekten

Fach- und Führungskräfte aus dem Personalbereich sowie Personal- und Organisationsentwicklung
Personalreferenten/-referentinnen
Personalsachbearbeiter/-innen
Assistenzen der Geschäftsführung
Mitarbeitende, die HR-Digitalisierung planen oder optimieren wollen

Referentin

Melanie Klees

Betriebswirtin, Personalfachkauffrau, Trainerin und Coach
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Melanie Klees ist seit vielen Jahren erfolgreich in der Personalwirtschaft tätig – mit besonderem Fokus auf Personalentwicklung und HR-Prozesse. Als Betriebswirtin und geprüfte Personalfachkauffrau bringt sie fundiertes Fachwissen und Praxiserfahrung in ihre Arbeit ein. Als Trainerin und Coach begleitet sie Unternehmen bei der Weiterentwicklung ihrer Personalabteilungen und unterstützt Fach- und Führungskräfte praxisnah bei der Umsetzung moderner HR-Konzepte.