Robotic Process Automation (RPA) als neue Automatisierungstechnologie findet zunehmend Verbreitung im Rechnungswesen. Die nachhaltige Einführung von RPA hängt jedoch von vielen Dimensionen ab, die oft nicht-technischer Natur sind.
(REThinking: Finance, Ausgabe 3/20)
Seit einigen Jahren gewinnt eine neue Generation von Software-Lösungen zur Prozessautomatisierung an Bedeutung: Robotic Process Automation (RPA), verkürzt auch als Robotics bezeichnet. RPA bezeichnet dabei vereinfacht Software-Roboter, die in der Lage sind, ganze Geschäftsprozesse oder einzelne Prozessschritte selbstständig automatisiert durchzuführen. Hierbei interagiert der Roboter mit den am Prozess beteiligten Systemen bzw. Applikationen und ahmt dabei die menschliche Benutzerinteraktion im Prozess nach.
Dabei stehen Aktivitäten in Prozessen im Fokus, die regelbasiert, repetitiv und zeitlich stabil sind sowie hohe Volumina aufweisen. Ähnlich wie ein Excel-Makro führt der Roboter dann diese Tätigkeiten (z.B. Copy&Paste oder Befüllen von Formularen) durch, kann dabei jedoch – anders als ein Excel-Makro – problemlos auch sämtliche Anwendungen außerhalb von Excel ansteuern. Effizienzgewinne entstehen unter anderem dadurch, dass der Roboter schneller, fehlerfrei und durchgehend arbeitet.
Die relativ schnelle, kostengünstige und einfache Implementierung wird als Grund für die zunehmende Akzeptanz und Verbreitung von RPA in der Praxis aufgeführt. Nicht selten starten Unternehmen im Rechnungswesen mit der RPA-Einführung. Das Rechnungswesen mit seinen dominanten Funktionsbereichen Controlling und Accounting ist einer der administrativen Bereiche, in dem standardisierte und sich wiederholende Prozesse zuhauf vorliegen und Unternehmen sich daher Effizienzgewinne durch RPA versprechen. Finanzverantwortliche gehen laut einer aktuellen Studie davon aus, dass Rechnungswesenprozesse in 5 bis 10 Jahren nahezu vollständig automatisiert sein werden.(1)
Die Einführung von RPA im Rechnungswesen ist jedoch kein reiner IT-technischer Vorgang. Eine erfolgreiche RPA-Einführung umfasst eine Reihe von Dimensionen, die nicht-technischer Natur und bei der Einführung von RPA kritisch sind.(2) Die bisherige Erfahrung zeigt, dass die Mehrheit der RPA-Vorhaben eher aufgrund von nicht-technischen Fragestellungen scheitern als an technischen Herausforderungen.(3) Die folgenden Abschnitte beleuchten daher zunächst zentrale Dimensionen einer RPA-Einführung im Rechnungswesen.
Für die Einführung von RPA ins Rechnungswesen spielt die Auswahl einer RPA Software-Lösung eine wichtige Rolle. In der Praxis werden oftmals UiPath (siehe Beitrag von Walter Obermeier in diesem Heft), Automation Anywhere und Blue Prism als die drei führenden RPA-Anbieter am Markt genannt. Daneben gibt es eine Vielzahl weiterer RPA-Anbieter (wie z.B. WorkFusion, Kryon Systems, Softomotive). Klassische RPA-Software-Lösungen lassen sich durch Verknüpfung mit Methoden aus der Künstlichen Intelligenz (KI) zu Intelligent Process Automation (IPA) entwickeln, wodurch sich auch komplexere Prozesse mit unstrukturierten Daten und notwendigen Entscheidungspunkten automatisieren lassen. Der Beitrag von Georg Wittenburg und Matthias Tyroller in diesem Heft geht auf die operative Umsetzung von IPA ein.
Nicht für alle Prozesse im Rechnungswesen eignet sich der Einsatz von RPA. Es gibt eine Reihe von Kriterien, mit denen sich die Eignung von Prozessen für RPA überprüfen lässt. Beispielsweise erwarten Roboter regelbasierte Prozesse. Regelbasierte Prozesse beinhalten klare Regeln, welche Aktivitäten bei vorhersehbaren Entscheidungen als Nächstes durchgeführt werden sollen. Des Weiteren spielen auch Frequenz und Volumen eine Rolle. Aufgrund der begrenzten Effizienzgewinne eignen sich vor allem Prozesse, die täglich oder stündlich mehrfach durchlaufen werden, ideal für RPA. Der Beitrag von Pierluigi Mega und Mario Pellegrino in diesem Heft zeigt, mit welchem Fragenkatalog beispielsweise bei Merck eine erste Prüfung von Prozessen für RPA vorgenommen wird. Für Muster zu Prozessen aus Controlling und Accounting sei auch auf die Beiträge von Horváth & Partners, ProSieben, KION und PwC in diesem Heft verwiesen.
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Die Einführung von RPA im Rechnungswesen betrifft weitaus mehr Aspekte als nur die technische Installation einer RPA-Software-Lösung. So dürfte der Einzug von Digitalisierungs- und Automatisierungstechnologien wie RPA im Rechnungswesen dessen Rolle mittel- und langfristig verändern. Dabei werden die klassischen, altbekannten Rollen des Rechnungswesens teilweise zurückgedrängt und neue Rollen mit neuen Fähigkeiten und Kompetenzen kommen hinzu. Wie schnell und erfolgreich die Transformation des Rechnungswesens, zum Beispiel im Hinblick auf den Aufbau künftig notwendiger Fähigkeiten und Kompetenzen, gelingt, bleibt abzuwarten. Ein aktives Change Management dürfte dabei sicherlich eine wichtige Rolle spielen und Unternehmen einen kompetitiven Vorteil verschaffen.
