Keine Molkerei für ein Glas Milch

Einfache Werkzeuge für kleine und mittlere Projekte: Da hat man einmal einen Verbesserungsvorschlag gemacht, schon hat man ein ganzes Projekt am Hacken! So oder so ähnlich kommen viele Mitarbeiter unverhofft zu Zusatzaufgaben. Sind sie dafür ausgebildet? Nein. Helfen Ihnen Projektmanagement-Standardwerke weiter? Auch nein - Sie wollen ja nicht gleich einen Flughafen oder ein Kraftwerk bauen! Es gilt, die richtigen Werkzeuge für die jeweilige Aufgabe zu finden und diese passend anzuwenden.

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Drei von vier Projekten in den Unternehmen sind kleine und mittlere Projekte – sie werden oft kurzfristig und ohne Vorplanung umgesetzt. Die damit betrauten Mitarbeiter müssen diese Projekte in der Regel zusätzlich zum Tagesgeschäft stemmen. Nicht selten stehen sie dabei unter einem enormen Zeitdruck. Die Gefahr ist groß, dass darunter nicht nur der Projekterfolg, sondern auch das Tagesgeschäft leidet.

Eines ist klar: Kleinere Projekte zu managen, bringt ganz eigene Probleme mit sich. Oftmals fehlt die Erfahrung und das passende Werkzeug, um mit der Mehrbelastung umzugehen. Die Projekte selbst werden meist aus einer vagen Idee heraus gestartet, wobei weder klar ist, was das eigentliche Projektziel ist, noch was da im Projektverlauf auf einen zukommen wird. Dabei werden die Projekte oft nicht richtig eingeschätzt, früher oder später gerät dann das Vorhaben in Schwierigkeiten.

Was sind kleine Projekte?

Eine genaue Definition von kleinen Projekten ist in der Literatur nicht zu finden. Häufig sind Einteilungen nach klein, mittel und groß in Abhängigkeit des Budgets, der Laufzeit und der Mitarbeiterzahl genannt. Die Projektkomplexität wird manchmal auch synonym für die Projektgröße gebraucht.

Grundsätzlich sollte die Einschätzung, ob ein Projekt als  klein, mittel oder groß einzuordnen ist, immer aus der Perspektive des betreffenden Unternehmens vorgenommen werden! Ein kleines Projekt eines internationalen Konzerns ist gegebenenfalls aus Sicht eines mittelständischen Familienbetriebs ein möglicherweise nicht mehr zu stemmendes Großprojekt.

Viele Unternehmen neigen dazu, ein Projekt dann als „klein“ zu deklarieren, wenn die Beteiligten das Gefühl haben, das Vorhaben ließe sich „nebenbei“ erledigen. Dabei werden diese Projekte oft in ihrem Zeitaufwand deutlich unterschätzt. Ihnen haftet der Mythos an, sie kämen ohne Organisation und ohne Projektmanagement aus.

Was macht kleine Projekte so besonders?

Viele Projektleiter, die ohne eigenes Zutun mit der Bemerkung „Machen Sie mal!“ mit einem Projekt betraut werden, fühlen sich überfordert und wissen nicht, wie sie das Projekt halbwegs ordentlich über die Bühne bringen sollen. In ihrer Verzweiflung suchen sie Rat in Büchern und Seminaren. Dort finden sie Instrumente, die oft in keinem praktikablen Verhältnis zum Ergebnis stehen. Die Mehrzahl der PM-Techniken sind glatt zwei Nummern zu groß – insbesondere in kleineren und mittleren Projekten. Sie kosten zu viel Zeit, die man nicht hat, und bringen dafür viel zu wenig Ergebnis, das man dringend benötigt. Aber warum stehen Aufwand und Ertrag augenscheinlich in einem solchen Missverhältnis?

Die Antwort ist ebenso einfach wie einleuchtend: Die meisten PM-Techniken wurden für Großprojekte entwickelt – Autobahnbauten oder milliardenschwere Kraftwerke. Was dabei oft vergessen wird: Auf kleinere und mittlere Projekte passen diese Techniken nicht! Denn nur die wenigsten Projektleiter bauen Autobahnen oder Kraftwerke. So gesehen sind viele PM-Techniken eine reine Zeitverschwendung. Das ist, als ob man eine Molkerei baut, um ein Glas Milch zu bekommen.

Dabei ist gutes Projektmanagement viel einfacher, als viele vielleicht glauben. Denn es gibt sie tatsächlich – einfache PM-Methoden, mit denen man auch und gerade kleinere und mittlere Projekte professionell managen kann und die dabei unkompliziert, schnell und leicht verständlich sind. Man muss die einfachen Methoden nur finden und richtig anwenden. Ich biete in meinem Seminar „Projektmanagement für kleine und mittlere Projekte“ jede Menge einfache, aber wirkungsvolle Instrumente.

Wie packt man kleine Projekte an?

Für die wichtigsten Probleme in kleineren und mittleren Projekten gibt es fünf ebenso einfache wie wirkungsvolle Instrumente, mit denen Sie diese Probleme schnell in den Griff bekommen und mit wenig Aufwand lösen:

  • Die Auftragsklärung
    Dem Projektleiter liegt eine tolle Projektanfrage auf dem Tisch? Der Termin mit dem Auftraggeber steht schon, in dem er jetzt „Nägel mit Köpfen“ machen will? Selbst, wenn Projektleiter ihre Projekte nicht auf dem Flur erben – getreu dem Motto: „Machen Sie mal!“ – sollten sie sich nicht täuschen lassen: Projekte sind selten durchdacht, entsprechend unklar ist der Auftrag. Eine saubere Auftragsklärung zwischen Auftraggeber und Projektleitung ist der Grundstein zum späteren Projekterfolg.

     
  • Die kompakte Planung
    Die Projektleiter kleinerer Projekte neigen dazu, auf die Planung ganz zu verzichten – das ist nicht nur naiv, sondern gefährdet auch den Projekterfolg. Natürlich kann man versuchen, ohne Plan loszulegen. Aber will man wirklich alles dem Zufall überlassen? Dazu muss man sich nochmal in Erinnerung rufen, was Projekte eigentlich bedeuten: komplexe Aufgaben, neue Lösungswege, zahlreiche Risiken und einige Beteiligte – wer das in den Griff bekommen möchte, der kommt um die Planung nicht herum. Die Kunst besteht darin, mit wenig Aufwand so zu planen, dass alles geregelt ist, was geregelt werden muss.

     
  • Der Risiko-Check
    Viele Projektleiter verzichten darauf, sich mit den Risiken ihrer Projekte zu befassen. Das hat seinen Grund sicherlich nicht darin, dass es in ihren Projekten keine Risiken gäbe – ganz im Gegenteil: Gleich ob Veränderungsvorhaben oder Großveranstaltung, Entwicklungsprojekt oder IT-Vorhaben, die Wahrscheinlichkeit, dass diese Projekte auf gravierende sachliche, technische oder "politische" Hindernisse treffen, haben alle gemeinsam. Und nach aller Erfahrung verschwinden Projektrisiken nicht, bloß weil man sich weigert, sie zur Kenntnis zu nehmen. Vermeiden Sie böse Überraschungen während des Projektverlaufs mit einem kurzen Risiko-Check.

     
  • Die Projektsteuerung
    Die Projektsteuerung gehört zu den wichtigsten Aufgaben eines Projektleiters, denn hier warten die größten und mitunter schmerzhaftesten Probleme auf ihn. Selbst wenn das Projekt von langer Hand vorbereitet, Pläne sorgfältig ausgearbeitet und das Team motiviert mitarbeitet, muss der Projektleiter sicherstellen, dass auch alles nach Plan läuft. Und wenn es Rückschläge gibt oder Rückstände zu beklagen sind, dann muss er diese schnell und möglichst ohne Aufsehen in den Griff bekommen. Sorgen Sie dafür, dass Sie auch in der Umsetzung Ihres Projektes zu einem verlässlichen Steuermann werden.

     
  • Der Projektabschluss
    Die letzte Etappe widmet sich einem geordneten Projektabschluss. Denn: Jedes Projekt geht einmal zu Ende. Sollte es zumindest. Und zwar so, dass es alle wissen und dass möglichst alle damit zufrieden sind. Hierzu ist es notwendig, alle durch das Projekt begonnenen Aktivitäten korrekt abzuschließen – doch so etwas passiert nicht von alleine. Ganz im Gegenteil: Wer als Projektleiter sein Projekt nicht ordentlich abschließt, der steht mit den Abschlussarbeiten irgendwann allein auf weiter Flur. Denn die Projektmitarbeiter sind längst schon im nächsten Projekt verschwunden und stehen für einen geordneten Abschluss nicht mehr zur Verfügung.

     

Diesen fünf einfachen Werkzeugen und ihrer Anwendung im Projektalltag ist das Seminar „Projektmanagement für kleine und mittlere Projekte“ gewidmet. Sie werden sehen: Professionelles Projektmanagement ist im Grunde ganz einfach und hat nichts mit übertriebenem Aufwand zu tun. Im Gegenteil: Sie sparen viel Zeit und Nerven und sind obendrein noch erfolgreich.

 

Unsere Seminarempfehlungen zum Thema Projektmanagement:

Projektmanagement für kleine und mittlere Projekte

Im Seminar "Projektmanagement für kleine und mittlere Projekte" lernen Sie praxisnahe Werkzeuge kennen, die Ihre Arbeit in Projekten spürbar erleichtern. Sie wickeln kleinere Projekte deutlich effizienter ab, ohne überflüssigen Ballast, da Sie für Ihre Projekte einen klaren Auftrag bekommen. Darüber hinaus lernen Sie, wie Sie mit wenig Aufwand so planen, dass alles geregelt ist - so vermeiden Sie auch böse Überraschungen.

Erfolgreiches Projektmanagement

Das Seminar "Erfolgreiches Projektmanagement" vermittelt Ihnen praxisorientiert die theoretischen Grundlagen für ein erfolgreiches Projektmanagement. Ein praxisorientierte Leitfaden gibt Ihnen Tipps und Techniken zur Projektbewältigung. Am Ende des Seminars besteht die Möglichkeit, an einem Test zur Erlangung des Zertifikats teilzunehmen. Bei Nicht-Teilnahme erhalten Sie eine Teilnahmebescheinigung für die Veranstaltung.

Agiles Projektmanagement

Im Seminar "Agiles Projektmanagement"erarbeiten Sie die wesentlichen Methoden des agilen Projektmanagements für einen optimalen Einsatz im Unternehmen und lernen, welche Stolperfallen man berücksichtigen sollte. Darüber hinaus erkennen Sie, wie man agile Tools auch in klassischen Projekten anwenden kann.